Privacyverklaring
Privacy van deze website
• Deze website maakt gebruik van Google Analytics-cookies.
• Wij hebben een bewerkersovereenkomst afgesloten met Google.
• Wij maskeren een deel van uw ip-adres.
• Het delen van gegevens met derden is uitgeschakeld.
• Wij maken geen gebruik van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies.
Privacy beleid Platform Energieke Rondeveners
In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur van Platform Energieke Rondeveners omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens.
Inleiding
• Het Platform Energieke Rondeveners is een stichting met als doel;
A. het optreden als aanjager, ondersteuner en initiator tussen gemeente, particulieren en bedrijven om een beweging op gang te brengen ten einde het transitieproces van verduurzaming in gemeente De Ronde Venen versneld te realiseren;
B. het verrichten van alle verdere handelingen, die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn.
• De stichting is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 73767549.
• Het bestuur zijn de mensen die zijn gekozen en daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
• Het bestuur, vormt samen met een aantal vrijwilligers-raadsleden het Platform Energieke Rondeveners. Deze raadsleden worden door het bestuur uitgenodigd en denken en werken mee aan de doelstellingen van de stichting. Naast de raadsleden kent de stichting ook nog vrijwilligers die meehelpen bij het uitvoeren van een specifiek project.
• Inwoners van De Ronde Venen kunnen zich aanmelden voor de digitale nieuwsbrief en specifieke projecten.
• Onder persoonsgegevens wordt verstaan: achternaam, voornaam, adres, e-mailadres en telefoonnummer.
• Van het bestuur, de vrijwilligers-raadsleden, vrijwilligers en personen die de nieuwsbrief willen ontvangen of zich aanmelden voor een project worden persoonsgegevens bewaard.
• Bewaartermijn na afmelding bij de secretaris is maximaal één kalenderjaar in verband met archivering voor het opmaken van het jaarverslag. [Art. 5.1.b, art. 89 uit het AVG]
• Een verwerkersovereenkomst is een overeenkomst tussen de stichting en de ontvanger van de gegevens. Dit zal worden opgesteld voor zover dit van toepassing zal zijn.
Persoonsgegevens
De persoonsgegevens worden op een computer beheerd door de secretaris en/of penningmeester van de stichting. De computer is beveiligd met een wachtwoord. Hij/zij heeft daartoe een Excel bestand gemaakt. Hij/zij zal de gegevens verwerken en aanpassen. In dit bestand zijn de onder punt 5 verstrekte gegevens verwerkt en opgeslagen.
Deze gegevens zijn nodig voor het goed kunnen besturen en uitvoeren van projecten van genoemde stichting, namelijk wie men is, het adres voor bezoeken, het e-mailadres voor correspondentie, en het telefoonnummer voor afspraken te kunnen maken.
Van dit bestand wordt steeds een back-up gemaakt op een externe vaste schijf, welke is gekoppeld aan de computer. De computer maakt gebruik van een virusscanner.
De persoonsgegevens worden níét verspreid aan derden tenzij dit nodig is voor de uitvoering van een project en de betreffende persoon daar toestemming voor gegeven heeft. De persoonsgegevens worden gedeeld met de bestuursleden. De persoonsgegevens van het bestuur en platform-vrijwilligers worden onderling gedeeld voor een goede samenwerking. De persoonsgegevens van personen die zich aan hebben gemeld voor deelname aan een project van de stichting zullen alleen met vrijwilligers worden gedeeld als dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van het project. Persoonsgegevens zullen nooit op een stick worden gezet, vanwege het gevaar van verlies.
De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon deelneemt aan het Platform of het bestuur of vrijwilliger is van de stichting. Zodra deze functie is opgezegd bij de secretaris, zullen de persoonsgegevens na een kalenderjaar worden verwijderd uit het systeem van de secretaris. Persoonsgegevens van mensen die hebben deelgenomen aan een project worden verwijdert na afronding en evaluatie van het project. E-mailadressen van nieuwsbriefontvangers worden verwijdert zodra men zich uitschrijft voor de nieuwsbrief.
Rechten
U heeft het recht Platform Energieke Rondeveners te vragen welke [persoons]gegevens zij van u verwerkt. U heeft ook het recht om deze gegevens door het Platform Energieke Rondeveners te laten aanvullen, wijzigen of te laten verwijderen.
Het Platform Energieke Rondeveners zal op dit verzoek [schriftelijk/e-mail] binnen vier weken reageren.
Inschrijving
Indien iemand lid wil worden van het bestuur, vrijwilliger van de stichting, of zich aanmeld voor een project worden de persoonsgegevens genoteerd en gevraagd dat men akkoord gaat (d.m.v. ondertekening) met het verwerken en opslaan van de gegevens genoemd in onder 6 van dit reglement. Aan deze persoon zal een exemplaar van genoemd privacyreglement worden uitgereikt.
Foto’s
Bij activiteiten van het platform kunnen foto’s of video opnames worden gemaakt van de deelnemers. Dit beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor het jaarverslag, website, nieuwsbrief of publicatie in een nieuwsblad. Indien iemand die op een van deze beelden voorkomt en het niet op prijs stelt voor publicatie, zullen de foto’s van hem of haar niet worden gebruikt.
Geluidsopnames
Door het bestuur zullen geen opnames worden gemaakt van de vergaderingen van het bestuur en de platformraad. Indien dit gewenst wordt, zullen daartoe nieuwe afspraken worden gemaakt en bekend worden gemaakt bij aanvang van de vergadering.
Privacy beleid
Een keer per jaar zal op een Platform-vergadering aandacht worden besteed aan het privacy beleid van het bestuur. Mochten daarover vragen of opmerkingen zijn, dan zal het bestuur daarmee op een gepaste wijze omgaan.
Verantwoordelijkheid voor andere websites
De website van het Platform Energieke Rondeveners kan verwijzingen (bijvoorbeeld door middel van hyperlinks) bevatten naar andere sites. Dit betekent niet automatisch dat het Platform Energieke Rondeveners verbonden is aan deze andere sites of de eigenaren daarvan. Het Platform Energieke Rondeveners is dan ook niet verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving door deze derden.
Welke informatie wordt verzameld
Het Platform Energieke Rondeveners maakt gebruik van Google Analytics. Via dit systeem wordt geanonimiseerd gegevens over het bezoek gedrag van de website van het Platform Energieke Rondeveners. Hiermee kan de vereniging zien hoe de bezoekers de website gebruiken en waardoor de stichting de website kan verbeteren.
Data lek
Bij een eventueel data lek, zullen de leden en Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.
Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. [Art. 33.1 van het AVG]. In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris daarvan een registratie bijhouden.
Functionaris gegevensbescherming
Als stichting zijn we vrijgesteld van genoemde functionaris. Echter de secretaris zal wel als zodanig hiermee worden belast.
Ondertekening
Dit document heet “Privacy beleid Platform Energieke Rondeveners” en is vastgesteld in de bestuursvergadering van het Platform Energieke Rondeveners op 12 februari 2019.
Abcoude, 12 februari 2019.
De voorzitter: Hans van Kessel
De secretaris: Erica van Doorn